マンション売却においては、必要となる主な書類が9つあります。スムーズに売却を進めるために、どのような書類が必要であるかをきちんと押さえておきましょう。

それぞれの書類は取得方法や必要となるタイミングが異なります。この記事では、マンション売却における必要書類について詳しく解説します。

1.マンション売却時の必要書類は9つ

マンションの売却時には、大きく分けて9つの書類を用意する必要があります。不動産売買は取引される金額が大きいことに加えて、さまざまな権利が動く法的な手続きとしての側面もあるものです。

そのため、必要書類は正確にそろえる必要があり、万が一漏れや不備があればそのまま売却することはできません。売り時を逃さず売却をスムーズに進めるためにも、あらかじめどのような書類が必要となるのか確認しておきましょう。

必要書類が手元にない場合もあるかもしれませんが、書類状況を把握しておけば、早急に手配もかけられるでしょう。各書類の用途やポイントについて、詳しく解説します。

1-1.書類1：管理規約と使用細則

管理規約や使用細則には、マンションの管理内容や使用に関するルールが記載されています。一戸建てとは異なり、共同住宅であるマンションでは、トラブルを防ぐためにも居住にあたってさまざまな規則を守らなければなりません。

そのため、マンションでは物件ごとに管理規約や使用細則が定められており、入居時には書類で閲覧できるように配布されます。これらの書類には、専有部分の使い方や修繕から、廊下、エレベーターに関する注意事項、駐車場に関するルールなど、マンションに入居するうえで守らなければならない重要な項目が多数記載されています。

また、室内での楽器の使用やペットの飼育など、場合によっては購入の意思を左右する事項も記載されているため、売却時には必須の書類です。

1-2.書類2：調査報告書

調査報告書とは、正式には「重要事項にかかる調査報告書」のことを指します。この書類はマンションの管理についての説明書のような存在であり、マンションの管理会社が発行しています。

調査報告書に記載されている内容として主なものは、次のとおりです。

管理会社によって記載項目に違いはあっても、上記で挙げた点についてはどのような調査報告書でも触れている事項になります。なぜなら、国土交通省が定める長期修繕計画作成ガイドラインなどにおいて、将来見込まれる修繕工事の予定や費用を明確にしておくことが求められているからです。

毎月の管理費や修繕積立金がいくらであるかの情報だけでなく、滞納額や今後値上がりする可能性などもこの書類から分かります。また、今後の大規模修繕工事の予定や修繕積立金の総額も把握できます。

大規模修繕工事が行われたばかりであれば、修繕積立金の総額が少なかったとしてもあまり問題はありません。しかし、修繕積立金がほとんどない状態であれば、毎月の修繕積立金の値上げや一時金の徴収が行われる可能性があることも推測できます。

購入を検討する方からすれば、物件の購入価格だけでなく固定資産税などの税金に加えて、今後発生する管理費や修繕積立金の状態が気になるものです。

修繕工事の履歴などから、今後の修繕工事の予定がある程度把握できますので、購入すべきかどうかの判断材料になるでしょう。

1-3.書類3：登記済権利書・登記識別情報通知書

登記済権利書や登記識別情報通知書は、一般的には権利証とも呼ばれる書類であり、物件の所有権や名義人が誰であるかを示すものです。法務局から発行される重要書類であり、マンションの売却を進めるうえで媒介契約や売買契約を結ぶときに提示します。

登記済権利書は2005年（平成17年）に不動産登記法が改正されたことで、登記識別情報に変更され、登記識別情報通知書が発行されるようになりました。どちらも不動産の名義人を確認する書類として有効ですが、登記識別情報通知書では12桁の符号が名義人本人に通知されますので、この符号を提示するだけで確認が取れるようになっています。

登記済権利書や登記識別情報通知書は、最終的に物件を引き渡す際に必要となるものですので、手元にあるかを早めに確認しておきましょう。引き渡し日に用意ができていなければ、引き渡し自体が延期となるので買い主や不動産仲介会社に迷惑をかけることになります。

不動産仲介会社と媒介契約を結ぶときに提示を求められることが多くありますので、手元にない場合は必要な代替手続きを行って、売却活動に支障が出ないようにしましょう。

もし、マンションの権利書が見つからないという場合には対処法があります。詳しくは以下の記事をご覧ください。

1-4.書類4：身分証明書

身分証明書は、一般的に本人確認書類として使用するもののことを指します。運転免許証・パスポート・健康保険証・マイナンバーカードなどが挙げられます。

マンションの売却を行う際は、名義人本人であるかを確認されることが多くありますので、常に携帯しておくほうがスムーズです。媒介契約や売買契約の締結時、物件の引き渡し時などにそれぞれ確認されますので、いつでも提示できる状態にしておきましょう。

また、名義人の現住所が登記上の住所と異なる場合は住民票が必要にもなるので、その際には準備をしましょう。特に新居を先に購入して転居を行う買い先行の場合には、住民票が必要になります。

1-5.書類5：間取り図

間取り図は、物件の間取りを示すものであり、不動産仲介会社と媒介契約を結ぶ際に必要です。なぜなら、不動産仲介会社が売却活動を進めるにあたって、webサイトやチラシなどに物件情報を掲載する必要があるからです。

間取り図の情報がなければ、購入を検討する方の関心を引きつけることができず、物件の買い主を見つけることが難しくなるでしょう。そのため、媒介契約を締結するときに間取り図を用意しておくことが大切です。

1-6.書類6：固定資産税納税通知書・都市計画税納税通知書

毎年1月1日時点で物件を所有している方に対して、固定資産税と都市計画税が課されます。具体的な税額は、管轄する自治体から物件の所有者に通知書が送られてきますので、手元にあればすぐに確認ができます。

マンションの売却でこれらの通知書が必要になるのは、物件を引き渡す際に売り主と買い主で税負担を行う必要があるからです。具体的な負担額は不動産仲介会社が行ってくれますので、媒介契約や売買契約を締結するときに提示できるように準備しておきましょう。

1-7.書類7：固定資産評価証明書

固定資産税評価証明書は、土地や建物などの固定資産に関する評価額を示した書類のことです。この書類を見れば売却価格の目安を知ることができ、固定資産税を計算することができます。

マンションを売却するときには、売り主と買い主で固定資産税をそれぞれ負担することが多くありますので、売買契約や物件の引き渡しを行うときに必要になります。

1-8.書類8：実印と印鑑証明書

マンションの売却活動を進めるうえで、実印や印鑑証明書は度々使用することになりますので、すぐに使用できるように準備しておきましょう。売買契約書に押印をしたり、引き渡しの書類に押印をしたりします。

印鑑証明書は使用する実印が、役所に登録された印鑑と相違ないことを示す証明書類です。印鑑登録を行っていない場合は、実印と本人確認書類を持参して、役所で手続きを行いましょう。

1-9.書類9：預金通帳

本人名義の預金通帳が必要になる場面は、物件の引き渡し時に残金を決済するときです。指定した銀行口座に買い主から残金を振り込んでもらうのが一般的であるため、引き渡し日に持参しましょう。

振込先が分かれば問題はありませんので、キャッシュカードもしくは必要な情報を記載した控えを用意して、円滑に決済が行われるように準備しておくことが大事です。

2.マンション売却に必要な書類の取得方法は？

マンションの売却をスムーズに進めるためには、必要書類を使う段階できちんとそろえておく必要があります。そのために、各書類の取得方法を把握しておきましょう。

ここでは、書類ごとの取得方法について解説します。

2-1.管理規約と使用細則「管理会社に手配依頼」

管理規約や使用細則は、マンションを購入した際に受け取っているものですが、手元にない場合は管理会社に問い合わせてみましょう。不動産仲介会社と媒介契約を結ぶ際に手元にあったほうが良い書類でもあるため、マンションの売却を決めたら早めに確認をしておくことが大切です。

管理規約や使用細則は、購入希望者からすれば自分がイメージする暮らしが実現できるのかを判断するポイントとなる書類だと言えます。売却活動をスムーズに進めるためにも、購入希望者の視点に立って準備しておきましょう。

2-2.調査報告書「管理会社が用意」

調査報告書（重要事項にかかる調査報告書）は、マンションの売買を仲介する不動産仲介会社が管理会社に直接手配してくれるものであるため、売り主自身が用意をする必要はありません。なぜなら、調査報告書に記載されている内容は、不動産仲介会社が買い主に対して説明しなければならない「重要事項説明書」に盛り込む必要のあるものだからです。

ただし、物件の状況を把握するうえでは売り主も理解をしておいたほうが良い内容ですので、担当者に問い合わせて確認をしておきましょう。

2-3.登記済権利書・登記識別情報通知書「登記所で手配」

登記済権利書や登記識別情報通知書は、登記が完了したときに1回だけで発行されるものであり、紛失をしたからといって再発行されるものではありません。書類そのものは再発行ができませんが、それに代わる手段としていくつかの方法が用意されていますので、早めに準備を行えば問題ありません。

まず法務局などの登記所に対して事情を説明し、「事前通知」を行ってもらう方法があります。事前通知とは、名義人本人が登記申請を行っていることを示すものであり、本人限定受取郵便で法務局から通知書が送られてきます。

届いた通知書に署名・押印をして返送すれば、手続きとしては完了します。しかし、事前通知のやりとりには2週間程度の時間を必要とするため、引き渡し日間際では間に合わない場合がありますので注意しましょう。

他の方法としては、司法書士や弁護士などの資格者代理人に「本人確認情報」を行ってもらうこともできます。この方法は名義人本人と直接面談を行い、運転免許証などの身分証明書を提示してもらうことで本人であることを確認し、司法書士や弁護士がその責任に基づいて本人確認情報という書類を作成する方法です。

数万円程度の費用負担が生じますが、権利書が手元にない場合によく利用される方法です。ただし、いくら本人確認を行うだけで良いとはいっても、引き渡し日の直前では応じてもらえません。

なぜなら、名義人本人の取引でない場合に責任を負うのは、司法書士や弁護士だからです。そのため、本人確認は数日程度の期間を置いて慎重に行われる点を念頭に置き、スケジュールに余裕を持って依頼を行いましょう。

2-4.身分証明書「住民票がある役所で手配」

本人確認書類については、有効期限が切れていないかをチェックしておきましょう。運転免許証や健康保険証などの有効期限が切れそうなときは更新の手続きが必要であるため、早めに手続きを済ませておくほうが無難です。

住民票については、住所地のある役所で取得が可能ですので、時間ができたときに入手しておきましょう。

2-5.間取り図「仲介・管理会社に手配依頼」

間取り図はマンションを購入したときに取得していますが、紛失をした場合は不動産仲介会社や管理会社に問い合わせてみましょう。

大規模なリフォームなどで間取りの変更が行われていなければ、不動産仲介会社や管理会社が保管しているもので問題ないため、再取得はそれほど難しくないはずです。

2-6.固定資産税納税通知書・都市計画税納税通知書「役所で手配」

固定資産税納税通知書や都市計画税納税通知書は、毎年4～6月頃にかけて自治体から送られてきます。

手元にない場合は役所に問い合わせて再発行を行ってもらうか、役所の窓口で直接確認することができます。

2-7.固定資産評価証明書「役所・仲介会社に手配依頼」

固定資産税だけを確認したいのであれば、固定資産税納税通知書でも税額を確認することが可能です。

書類を紛失した場合は、自治体が発行する固定資産納税通知書でチェックしてみましょう。固定資産税納税通知書には固定資産税額が記載されていますので、固定資産税評価証明書をもとに計算するよりも素早く確認が行えます。

売却手続きで必要となったときには、役所での入手が可能です。媒介契約の後であれば不動産仲介会社に手配してもらうこともできます。不動産仲介会社と相談してみましょう。

2-8.実印と印鑑証明書「役所・コンビニ等で手配」

実印はふだんあまり使うものではないため、どこに保管をしたか分からず慌ててしまうことがあります。

マンションの売却を決めたら、まずは実印が手元にあるかを確認しておきましょう。

また、印鑑証明書は役所で取得できるほか、マイナンバーカードがあればコンビニなどに設置されている自動交付機能が付いた端末から取得できる場合があります。印鑑証明書の有効期限は3か月となっていますので、売買契約を締結する時期から逆算をして早めに準備してみてください。

2-9.預金通帳「銀行で手配」

預金通帳を紛失してしまった場合は、通帳を発行した金融機関に問い合わせて再発行を行ってもらう必要があります。

即日発行してもらえない場合は、キャッシュカードなど振込先が分かるもので代用しても構いません。

その際は、金融機関名・支店名・口座の種類・口座番号・名義などに間違いがないかをよく確認しておきましょう。

なお、マンション売却の全体的な流れは以下の記事で確認できます。

3.マンション売却の必要書類チェックリスト

マンションの売却をスムーズに行うためには、必要書類に漏れがないように準備を整えておくことが肝心です。手元に書類がなければ、再発行や確認のために時間を要しますので、早めに行動してみましょう。

これまで解説してきた必要書類のポイントや使用するタイミング、取得方法などをまとめると次のとおりです。1つひとつの書類に漏れがないかを細かくチェックしてみてください。

上記に挙げた書類については、不動産仲介会社の担当者に確認することも可能です。経験が豊富な担当者であれば、適切なタイミングで必要なアドバイスを行ってくれるでしょう。

普段から何でも相談できる不動産仲介会社を選んでおくことが、マンションの売却活動を円滑に進めるうえで重要なポイントです。不動産の一括査定サービスを利用すれば、多くの不動産仲介会社の中から、自分に合った会社を選ぶことができます。

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まとめ

マンションの売却を円滑に進めるには、必要書類の種類と内容を事前に把握しておくことが重要です。各書類は取得方法や用途が異なりますので、どのようなタイミングで必要になるのかを押さえておきましょう。

多くの書類を準備するには手間や時間がかかりますので、早い段階で不動産仲介会社の担当者に確認をしておくことも大切です。熱心に売却活動を取り組んでくれる会社であれば、丁寧に教えてくれるでしょう。

マンション売却をスムーズに進めるには、何よりも信頼できる不動産仲介会社を見つけることが欠かせません。不動産の一括査定サービスを通じて、自分に合った不動産仲介会社を探してみてください。